Vakanzkosten: Warum die offene Stelle teurer ist als die Besetzung
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Eine unbesetzte Stelle taucht in keiner Buchhaltung auf. Sie kostet trotzdem jeden Monat, weil Behandlungskapazität ausfällt, während sämtliche Fixkosten weiterlaufen.
- Der finanzielle Schaden ist dabei nur die sichtbare Spitze. Darunter liegen Leistungsreduktion, ein dauerhaft überlastetes Kernteam und Folgekündigungen.
- Praxen stecken in einem Spannungsfeld: Der Druck verlangt eine schnelle Besetzung, genau diese Eile erzeugt aber die Fehlbesetzungen, die den Zyklus von vorn beginnen lassen.
- Die gute Nachricht: Die wirksamsten Hebel liegen nicht am Arbeitsmarkt, sondern in der Praxis selbst.
Fragen Sie eine Praxisinhaberin nach ihren Laborkosten, und Sie bekommen eine Zahl. Fragen Sie nach den Kosten der seit fünf Monaten offenen Stelle, und Sie bekommen ein Achselzucken. Das ist kein Versäumnis, sondern eine Eigenart dieser Kostenart: Sie hat keinen Beleg, keine Buchungszeile und keinen Fälligkeitstermin. Sie fällt trotzdem an, Woche für Woche.
Warum bleiben Vakanzkosten in der Praxis so oft unsichtbar?
Weil sie als entgangener Ertrag anfallen, nicht als Ausgabe. Es geht kein Geld vom Konto, es kommt nur weniger an. Der Betriebswirtschaft ist dieses Muster als „Cost of Vacancy“ vertraut, dem Praxisalltag nicht. Was nie in Rechnung gestellt wurde, taucht in keiner Auswertung auf und wird deshalb kaum bewertet.
Dazu kommt ein Wahrnehmungseffekt: Der Schaden verteilt sich in kleinen Portionen über viele Wochen. Ein Behandlungsstuhl, der montags zwei Stunden stillsteht, fühlt sich nach Ärgernis an, nicht nach einer Investitionsentscheidung. Erst die Kumulation über zwölf oder sechsunddreißig Monate macht die Größenordnung sichtbar.
Und schließlich fehlt der Vergleichsmaßstab. Solange niemand die Zahl kennt, wirkt jede Investition in Personalgewinnung teuer, während das Aushalten des Zustands nichts zu kosten scheint. Genau diese Asymmetrie führt dazu, dass die teuerste aller Optionen, das Weitermachen wie bisher, als die sparsamste erscheint.
Was kostet eine unbesetzte Stelle über die reinen Zahlen hinaus?
Der finanzielle Verlust ist der Teil, den man noch rechnen kann. Schwerer wiegt, was daneben passiert: Leistungen werden nicht mehr angeboten, Termine rücken nach hinten, und das verbliebene Team fängt die Lücke ab, bis es selbst an die Grenze kommt. Aus einer offenen Stelle werden dann zwei.
Die Zahlen dazu sind eindeutig. Rund 30 Prozent der Arztpraxen berichten von Einschränkungen bei der Delegation, 13 Prozent mussten Leistungen für Patientinnen und Patienten reduzieren. In einer Mitgliederbefragung des Berufsverbands der Hals-Nasen-Ohren-Ärzte vom Juni 2024 gaben 67,2 Prozent an, weniger Untersuchungen anbieten zu können.
Damit trifft die Vakanz drei Bereiche gleichzeitig, die eine Praxis eigentlich zusammenhalten muss: die Wirtschaftlichkeit, die Versorgungsqualität und die Belastbarkeit des Teams. Der gefährlichste Punkt ist der dritte, denn Überlastung ist der häufigste Kündigungsgrund. Eine unbesetzte Stelle erzeugt so ihre eigene Fortsetzung.
In welchem Spannungsfeld stecken Praxen bei der Personalsuche?
In einem doppelten. Der operative Druck verlangt, die Stelle schnell zu besetzen, fast egal wie. Die Erfahrung mahnt zur Sorgfalt, weil eine unpassende Einstellung das Team zusätzlich belastet. Wer schnell entscheidet, riskiert die Fehlbesetzung. Wer sorgfältig entscheidet, trägt den Verlust länger.
Dazu kommt ein zweiter Widerspruch, der noch seltener benannt wird. Die klassische Stellenanzeige erreicht nur den kleinen Teil des Marktes, der gerade aktiv sucht, rund 10 Prozent. Etwa 75 Prozent der Medizinischen und Zahnmedizinischen Fachangestellten (MFA und ZFA) sind passiv verfügbar, also grundsätzlich offen für die richtige Praxis, schauen aber in keine Jobbörse. Rund 40 Prozent davon sind konkret wechselbereit.
Praxen konkurrieren also mit hohem Aufwand um ein Zehntel des Marktes, während neun Zehntel unerreicht bleiben. Das ist kein Fachkräftemangel im wörtlichen Sinn, sondern eine Resonanzlücke. Die Menschen sind da, die Ansprache erreicht sie nur nicht.
Und schließlich wiederholt sich der Zyklus. Zu jedem laufenden Vakanzschaden addieren sich je Einstellung rund 4.700 Euro Recruiting-Kosten (Referenzwert für Deutschland aus einem Diskussionspapier des Instituts zur Zukunft der Arbeit) sowie etwa 1.500 bis 4.000 Euro für Einarbeitung. Bis sich das amortisiert, vergehen typischerweise 8 bis 12 Monate. Kündigt die neue Kraft vorher, und das taten laut der softgarden-Erhebung 2025 immerhin 16,4 Prozent innerhalb der ersten 100 Tage, beginnt alles von vorn. Nicht die einzelne Vakanz ist das teure Ereignis, sondern die Drehtür.
Warum ist der Arbeitsmarkt nicht das eigentliche Problem?
Weil die Entscheidung für oder gegen eine Praxis kaum am Markt fällt, sondern an vier Punkten, die vollständig in der Hand der Praxis liegen. Fachkräfte kündigen selten aus einer Laune. Sie verlassen Strukturen, die sie auf Dauer erschöpfen, und sie wechseln in Strukturen, denen sie zutrauen, das besser zu machen.
Diese vier Stellschrauben sind:
- Geld und Transparenz. Intransparente Einzelverhandlungen zermürben. Eine klare, nachvollziehbare Gehaltsstruktur wirkt oft stärker als der einzelne Euro. Der Median-Bruttolohn einer ZFA liegt bundesweit bei rund 2.040 Euro im Monat, was das Thema für viele objektiv relevant macht.
- Überlastung und Passung. Wer als Praxis alles für alle anbietet, produziert Rückfragenlast und Hetze. Eine spitze Positionierung entlastet zuerst das Team.
- Führung und psychologische Sicherheit. Kritik vor versammelter Mannschaft, Anerkennung nur im Ausnahmefall: Das ist der Klassiker unter den Kündigungsgründen. Der Gallup Engagement-Index 2024 weist für Deutschland lediglich 9 Prozent Beschäftigte mit hoher emotionaler Bindung aus.
- Perspektive und Wertschätzung. Fortbildung als Kostenrisiko zu behandeln, spart kurzfristig und kostet mittelfristig eine ganze Personalsuche.
Das ist ausdrücklich kein Vorwurf. Vier von fünf Praxen berichten bundesweit von erheblichen Problemen bei der Personalsuche. Das ist ein strukturelles Muster, kein persönliches Versagen. Aber es ist eines, dessen Hebel im eigenen Haus liegen, und das ist die entscheidende Nachricht in diesem Text.
Wie kommen Sie von der Ahnung zu einer belastbaren Zahl?
Indem Sie die verdeckten Kosten einmal ausrechnen, statt sie zu schätzen. Der N3MO Vakanz-Rechner nimmt Ihre eigenen Werte, stellt den entgangenen Deckungsbeitrag den eingesparten Arbeitgeberkosten gegenüber und zeigt das Ergebnis als Spanne. Ohne Formular, ohne E-Mail-Eingabe, ohne dass ein Wert Ihre Praxis verlässt.
Der Rechner vergleicht dabei drei Wege über 36 Monate: die Stelle offen lassen, sie per Anzeige immer wieder neu besetzen, oder einmalig in Arbeitgeberattraktivität investieren. Die Größenordnungen, die dabei auseinanderlaufen, sind für die meisten Praxen der eigentliche Aha-Moment.
Wichtig dabei: Das Ergebnis ist eine Orientierung, kein Versprechen. Der Rechner arbeitet mit Szenarien und Spannen statt mit einer scheingenauen Einzelzahl, und er führt Werte für Arzt- und Zahnarztpraxen strikt getrennt, weil sie nicht aufeinander übertragbar sind. Offene ZFA-Stellen werden im Schnitt erst nach mehr als vier Monaten besetzt, bei MFA sind es rund 78 Tage.
Häufige Fragen zu Vakanzkosten in der Praxis
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind die wirtschaftlichen Folgen einer unbesetzten Stelle. Anders als eine Rechnung erscheinen sie nicht als Ausgabe, sondern als entgangener Ertrag: Behandlungskapazität fällt aus, während Miete, Geräte und Verwaltung unverändert weiterlaufen. Im Personal-Controlling heißt dieses Konzept „Cost of Vacancy“.
Wie berechnet man die Kosten einer unbesetzten Stelle in einer Praxis?
Seriös rechnet man mit dem entgangenen Deckungsbeitrag, nicht mit dem Umsatz. Die Formel lautet: entgangener Deckungsbeitrag der ausgefallenen Behandlungsstunden, zuzüglich der Kosten für Vertretung und Überstunden, abzüglich der Arbeitgeberkosten, die während der Vakanz eingespart werden. Fällt eine Behandlung aus, entfallen auch Material und Labor, wirtschaftlich entgeht der Praxis deshalb nur der Deckungsbeitrag.
Wie lange bleibt eine ZFA- oder MFA-Stelle im Schnitt unbesetzt?
Offene Stellen für Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) werden im Schnitt erst nach mehr als vier Monaten besetzt, bei Medizinischen Fachangestellten (MFA) sind es rund 78 Tage. Grundlage ist die Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit 2024, in der ZFA mit 2,8 Punkten den ersten Platz von rund 1.200 Berufen belegen. Beide Werte sind nicht aufeinander übertragbar.
Ist es günstiger, die Stelle offen zu lassen, als eine Vertretung zu bezahlen?
Das erscheint oft so, weil das eingesparte Gehalt sofort sichtbar ist und der entgangene Deckungsbeitrag nicht. Sobald beide Größen nebeneinanderstehen, kippt die Rechnung in den meisten Praxen. Dazu kommen die Folgekosten, die auf keiner Rechnung stehen: reduzierte Leistungen, längere Wartezeiten und ein Kernteam, das die Lücke dauerhaft abfängt.
Warum bringen mehr Stellenanzeigen nicht mehr Bewerbungen?
Weil eine Anzeige nur den Teil des Marktes erreicht, der gerade aktiv sucht, rund 10 Prozent. Etwa 75 Prozent der Fachkräfte sind passiv verfügbar, also grundsätzlich offen für die richtige Praxis, schauen aber in keine Jobbörse. Mehr Budget im selben Kanal erhöht deshalb vor allem den Wettbewerb um dasselbe Zehntel.
Was können wir als kleine Praxis ohne großes Budget selbst tun?
Die vier wirksamsten Hebel kosten vor allem Konsequenz, nicht Geld: eine transparente und nachvollziehbare Gehaltsstruktur, eine spitze Positionierung, die das Team entlastet, wertschätzende Führung mit psychologischer Sicherheit sowie eine echte Entwicklungsperspektive. Sie senken nicht die Kosten eines einzelnen Besetzungszyklus, sondern die Häufigkeit, mit der er überhaupt ausgelöst wird.
Was bringt es, die Vakanzkosten überhaupt zu berechnen?
Solange die Zahl unbekannt ist, wirkt jede Investition in die Personalgewinnung teuer und das Aushalten des Zustands kostenlos. Eine belastbare Größenordnung dreht diese Wahrnehmung um und macht aus einem Dauerzustand eine bewusste Entscheidung, die sich im Team, mit der Steuerberatung oder mit der Bank besprechen lässt.
Fazit: Sichtbar machen ist der erste Hebel
Solange die Kosten einer offenen Stelle ein Bauchgefühl bleiben, bleibt auch der Umgang damit ein Aushalten. Sobald eine Zahl auf dem Tisch liegt, wird daraus eine Entscheidung, die Sie im Team, mit der Steuerberatung oder mit Ihrer Bank besprechen können.
Und dann verschiebt sich die Frage. Sie lautet nicht mehr, ob eine Investition in die eigene Arbeitgeberattraktivität zu teuer ist, sondern wie lange das Weitermachen wie bisher noch günstiger erscheinen soll. Kein Vorwurf, ein Spiegel.
Rechnen Sie nach, was die offene Stelle Ihre Praxis wirklich kostet, und sehen Sie, wie Sie die Fachkräfte erreichen, die gerade gar nicht suchen:
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