Jede offene Stelle kostet Geld
Welche monatlichen Zusatzkosten verursacht
eine unbesetzte Stelle in Ihrer Praxis?
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- Deckungsbeitrag statt Umsatz-Faustregel
- Drei Szenarien & Spannen
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Szenariorechner, ohne Gewähr
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Interaktives Werkzeug
Praxis-Stabilitäts-Check · N3MO
Tragen Sie einfach Ihre individuellen Werte ein. Alle vorgegebenen Zahlen sind lediglich Beispiele, die Sie anpassen können. Unser Rechner ermittelt den entgangenen Deckungsbeitrag abzüglich der eingesparten Personalkosten. Dabei zeigen wir Ihnen realistische Spannen anstelle von irreführenden, exakten Werten.
Kein Vorwurf, ein Spiegel: Was bei Ihnen schon greift, dämpft das Drehtür-Risiko.
Skaliert die Verlust-Seite der Rechnung; die Ergebnis-Spanne oben zeigt konservativ bis hohe Belastung.
Szenarioberechnung, ohne Gewähr. Die Werte sind Beispielannahmen und mit Ihren echten Zahlen überschreibbar. Es wird keine bestimmte Besetzungszeit und keine garantierte Ersparnis behauptet. Werte für Arzt- und Zahnarztpraxen sind nicht aufeinander übertragbar. Die Besetzungs- und Bindungsannahmen für den Kultur-Sog beruhen auf internen N3MO-Erfahrungswerten und sind als „Ihre Annahme“ zu verstehen. Datenbasis einsetzbar: KZBV / ZäPP · Zi / ZiPP · Destatis · Bundesagentur für Arbeit.
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Vakanz-Rechner · FaktenCheck
Kurz zusammengefasst
Zwei Säulen
Amtliche und verbandsseitige Primärquellen (Bundesagentur für Arbeit, KZBV/ZäPP, Zi/ZiPP, IW) für die Vakanz- und Engpassdaten, plus etablierte Betriebswirtschaft (Cost of Vacancy über den Deckungsbeitrag, Cost per Hire nach SHRM/ANSI, Sensitivitäts- und Szenariotechnik) für die Kostenlogik. Zahlen für Zahnarzt- und Arztpraxen werden strikt getrennt geführt.
Belastbarste Befunde
ZFA sind laut Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit 2024 mit 2,8 Punkten der Beruf mit dem stärksten Fachkräftemangel in ganz Deutschland (Platz 1 von rund 1.200 Berufen); offene ZFA-Stellen werden im Schnitt erst nach mehr als vier Monaten besetzt. MFA liegen mit 2,3 Punkten (2024) darunter, ihre Vakanzzeit bei rund 78 Tagen.
Bewusst ehrlich gebaut
Rechnet mit entgangenem Deckungsbeitrag je Behandlungsstunde statt Umsatz oder Gehalts-Faustregeln, arbeitet mit drei Szenarien und Spannen statt Scheingenauigkeit, rechnet eingesparte Arbeitgeberkosten gegen und markiert fehlende Quellen als „illustrative Annahme“. Große Effektzahlen aus Anbieterquellen werden relativiert.
Grundlagen
Die acht Bausteine des Rechners und ihre Quellen
Jeder Baustein ist mit Herausgeber und Erhebungsjahr hinterlegt. Werte ohne belastbare Quelle sind als illustrative Annahme gekennzeichnet.
Fachkräftemangel & Vakanzzeiten in Zahnarztpraxen Stufe 1
Die Datengrundlage für den zahnärztlichen Zweig ruht auf drei unabhängigen, jährlich fortgeschriebenen Quellen, die sich gegenseitig bestätigen: der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit, dem Zahnärzte-Praxis-Panel (ZäPP) und dem Statistischen Jahrbuch der KZBV.
Methodische Kennzeichnung
Der Tageswert ist ein arithmetischer Durchschnitt aus Daten der Bundesagentur für Arbeit; in die Engpassanalyse selbst geht die Vakanzzeit als Median ein, der berufsscharf nur über die interaktiven digitalen Angebote der Bundesagentur für Arbeit ausgewiesen wird. Der Rechner verwendet daher gerundete Spannen („rund vier Monate“) statt scheingenauer Einzelzahlen. Das Institut der deutschen Wirtschaft prognostiziert für 2027 eine Lücke von 728.000 Fachkräften, darunter über 11.000 ZFA.
Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit 2024 · ZäPP-Sonderbefragung 2023 (n=1.900) · KZBV Statistisches Jahrbuch · REBMANN RESEARCH · Arbeitsmarktfortschreibung des Instituts der deutschen Wirtschaft 2027
Fachkräftemangel & Vakanzzeiten in Arzt-/Facharztpraxen Stufe 1
Für den ärztlichen Zweig gelten eigene, getrennte Zahlen. Die Datengrundlage bilden die Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit (für MFA/„Arzt- und Praxishilfe“), das Zi-Praxis-Panel (ZiPP), das Zi-MVZ-Panel sowie ergänzende Berufsverbandsumfragen.
Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit 2024 · Zi-Praxis-Panel/ZiPP · Zi-MVZ-Panel · HNO-Berufsverband Mitgliederbefragung Juni 2024
„Cost of Vacancy“ / entgangener Deckungsbeitrag Betriebswirtschaft
Der Rechner beziffert den Schaden einer unbesetzten Stelle über das im Personal-Controlling etablierte Konzept „Cost of Vacancy“ (CoV). Grundgedanke: Eine unbesetzte produktive Stelle verursacht ab der ersten Stunde Kosten, weil Wertschöpfung ausfällt, während Fixkosten weiterlaufen. Man unterscheidet direkte Vakanzkosten (entgangener Deckungsbeitrag der Position) und indirekte Vakanzkosten (Überstunden und Vertretung, Produktivitäts- und Qualitätsverluste, Demotivation durch Dauerüberlastung).
Warum Deckungsbeitrag und nicht Umsatz
Gerechnet wird mit dem entgangenen Deckungsbeitrag je Behandlungsstunde (Erlös minus variable Kosten), nicht mit reinem Umsatz. Umsatz würde die Kosten überzeichnen, weil bei einer ausgefallenen Behandlung auch variable Kosten (Material, Labor) entfallen, ökonomisch entgeht der Praxis nur der Deckungsbeitrag. Gleichzeitig werden die während der Vakanz eingesparten Arbeitgeberkosten gegengerechnet.
Kritik an der Faustregel
Die verbreitete Formel „Jahresgehalt ÷ Arbeitstage × Wichtigkeitsfaktor (1 bis 3) × Time-to-Hire“ ist eingängig, aber angreifbar: Sie setzt Gehalt mit Wertbeitrag gleich, ignoriert die Gegenrechnung des eingesparten Gehalts, und der Wichtigkeitsfaktor ist willkürlich. Der Rechner nutzt sie deshalb nur zur Einordnung, nicht als Kern.
Fachbeiträge aus dem Personal-Controlling zur CoV-Methodik · Grundprinzip: direkte Vakanzkosten = entgangener Deckungsbeitrag
Cost per Hire / Recruiting-Kosten Stufe 2/3
Die Kosten je Einstellung folgen dem international anerkannten SHRM/ANSI-Standard (2012): Cost per Hire = (interne + externe Recruiting-Kosten) ÷ Zahl der Einstellungen. Der zentrale deutsche Referenzwert stammt aus einem IZA-Diskussionspapier (Muehlemann/Pfeifer, IZA DP Nr. 7656): durchschnittliche Einstellungskosten von „mehr als 8 Wochenlöhnen (4.700 Euro)“, davon rund ein Drittel Rekrutierung und zwei Drittel Einarbeitung/Anpassung.
Für höher qualifizierte Positionen liegen die Werte darüber (XING 2019: 58 % nennen ≥ 10.000 €). Für Praxen liegen realistische Werte am unteren bis mittleren Ende; der Rechner setzt sie als anpassbare Spanne, nicht als Fixwert.
IZA DP Nr. 7656 · SHRM/ANSI-Standard 2012 · XING-Erhebung 2019
Fluktuations-/Wiederbesetzungskosten & Frühfluktuation, das „Drehtür“-Phänomen gemischt
Das teuerste Muster ist nicht die einzelne Vakanz, sondern der Wiederholungszyklus, wenn neu Eingestellte schnell wieder ausscheiden. Zentrale deutsche Quelle ist die softgarden-Studienreihe: In „Candidate Experience 2023“ (n=3.811) stieg der Anteil derjenigen, die schon einmal in den ersten 100 Tagen gekündigt haben, von 11,6 % (2018) auf 21,0 % (2023); in der Folgeerhebung 2025 (n=6.929) sank er wieder auf 16,4 %. Hauptgründe: Verhalten der Vorgesetzten, schlechte Einarbeitung, nicht eingehaltene Versprechen.
softgarden Candidate Experience 2023 & Onboarding-Studie 2025 · Kienbaum · Deloitte · CareerBuilder
Wirkung von Kultur / Employer Branding / Mitarbeiterbindung ehrlich eingeordnet
Hier ist ehrliche Einordnung wichtiger als große Zahlen, und genau so ist der Rechner gebaut.
Belastbare Evidenz (Gallup)
Die Gallup-Q12-Metaanalyse (11. Auflage, 2024; 347 Unternehmen, 3,3 Mio. Beschäftigte) dokumentiert klare Effekte: hohe Mitarbeiterbindung korreliert mit 21 bis 51 % geringerer Fluktuation, 23 % höherer Rentabilität und 10 % höherer Kundenloyalität. Der deutsche Gallup-Engagement-Index 2024 zeigt die Ausgangslage: nur 9 % der Beschäftigten berichten von hoher Bindung.
Kritisch einzuordnen (LinkedIn/Universum)
Die populären Größen „ca. 28 % geringere Fluktuation“ und „bis zu 50 % niedrigere Cost-per-Hire“ stammen aus Anbieterquellen mit kommerziellem Eigeninteresse, oft ohne transparente Methodik und an Großunternehmen erhoben. Der Rechner führt sie ausdrücklich als illustrative Orientierung, nicht als garantierte Ersparnis. Ehrliche Botschaft: Gelebte Kultur senkt Fluktuation und Recruitingkosten nachweislich (Gallup), die genaue Prozentzahl ist im Einzelfall nicht garantierbar.
Gallup Q12-Metaanalyse 2024 · Gallup Engagement-Index Deutschland 2024 · LinkedIn/Universum (mit Vorbehalt)
Onboarding-/Einarbeitungskosten Stufe 3
Neue Kräfte erreichen ihre volle Produktivität erst nach einer Anlaufkurve, dabei entstehen Kosten durch reduzierte Eigenproduktivität und Betreuungszeit erfahrener Kolleginnen. Praxisnahe personalwirtschaftliche Quellen beziffern die reinen Onboarding-Kosten mit rund 1.500 bis 4.000 € und die Einarbeitungsdauer mit typischerweise 3 bis 6 Monaten; eine oft zitierte Glassdoor-Auswertung nennt 8 bis 12 Monate bis zur Amortisation. Damit ist Onboarding die Brücke zu Baustein 5: Schlechtes Onboarding ist einer der Haupttreiber der Frühfluktuation und verteuert den gesamten Wiederbesetzungszyklus.
personalwirtschaftliche Fachbeiträge zu Onboarding-Kosten (~1.500 bis 4.000 €, Dauer 3 bis 6 Monate) · Glassdoor (Amortisation 8 bis 12 Monate)
Szenario-/Spannen-Denken Methodik
Der Rechner gibt keine einzelne Punkt-Prognose aus, sondern arbeitet mit drei Szenarien (konservativ / realistisch / hohe Belastung) und Ergebnisspannen. Das entspricht den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeits- und Investitionsrechnung, die bei unsicheren Zukunftsdaten zwei Standardwerkzeuge kennt: die Sensitivitätsanalyse (wie stark reagiert das Ergebnis auf einzelne Eingangsgrößen wie Vakanzdauer oder Deckungsbeitrag) und die Szenariotechnik bzw. das Drei-Werte-Verfahren (best / base / worst case). Weil die Eingangsgrößen praxisindividuell schwanken, wäre eine einzelne Zahl Scheingenauigkeit, Spannen sind die methodisch ehrliche Darstellung.
Gabler Banklexikon „Szenariotechnik“ · Fachliteratur zur Sensitivitätsanalyse in der Investitionsrechnung
Details
Wie die Bausteine methodisch zusammenspielen
Der Rechner verknüpft die acht Bausteine zu einer durchgängigen Logik. Der reine Vakanzschaden ergibt sich aus entgangenem Deckungsbeitrag × Vakanzdauer + Vertretungs-/Überstundenkosten − eingesparte Arbeitgeberkosten. Zu diesem laufenden Schaden addieren sich je Wiederbesetzung die Cost per Hire (Baustein 4) und die Onboarding-/Anlaufkosten (Baustein 7).
Entscheidend ist der Multiplikationseffekt der Frühfluktuation (Baustein 5): Scheidet eine neu eingestellte Kraft schnell wieder aus, wird der gesamte Zyklus aus Vakanz, Recruiting und Einarbeitung erneut durchlaufen, die Kosten fallen mehrfach an, während die neue Kraft nie den Punkt erreicht, an dem sie ihre Einstellungskosten erwirtschaftet.
Genau hier setzt die Kultur-/Bindungswirkung (Baustein 6) an: Sie senkt nicht primär die Kosten eines einzelnen Zyklus, sondern die Häufigkeit, mit der der Zyklus überhaupt ausgelöst wird. Daraus folgt die betriebswirtschaftliche Kernaussage: Wiederholtes „Push-Recruiting“ ist langfristig teurer als der Aufbau eines „Kultur-Sogs“, einer Arbeitgeberattraktivität, die Bindung erhöht, Frühfluktuation senkt und dadurch sowohl Vakanztage als auch Wiederbesetzungskosten reduziert. Weil ZFA-Praxen längere Vakanzzeiten und einen höheren Engpasswert haben als Arztpraxen, fällt der Vakanzschaden pro unbesetzter Stelle im zahnärztlichen Bereich tendenziell höher aus, deshalb die strikte Trennung beider Zweige.
Empfehlungen
Empfehlungen für Nutzung und Kommunikation
- Durchschnitt vs. Median: Die berufsscharfen Vakanzzeiten in Tagen (ZFA ≈ 123, MFA ≈ 78) sind arithmetische Durchschnittswerte; in die Engpassanalyse geht die Vakanzzeit als Median ein, der nur über die interaktiven digitalen Angebote der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht wird. Der Rechner nutzt daher Spannen.
- Getrennte Datenlage: ZFA- und MFA-Werte stammen aus unterschiedlichen Erhebungen und dürfen nicht vermischt werden; einige ärztliche Kennzahlen (z. B. unbesetzte Arztsitze) betreffen den ärztlichen, nicht den MFA-Bereich.
- Anbieterquellen: Employer-Branding-Zahlen (LinkedIn, Universum) und Fehlbesetzungskosten (Kienbaum, CareerBuilder, teils Deloitte) stammen von Anbietern mit Eigeninteresse, Orientierung, nicht gesicherte Praxiswerte. Die Kienbaum-Kernzahl geht auf eine ältere Studie (2005) zurück und betrifft Führungskräfte.
- Übertragbarkeit auf Praxen: Viele Personal-Benchmarks wurden branchenübergreifend bzw. an größeren Unternehmen erhoben. Praxen sind Klein- bis Kleinstbetriebe, Werte als anpassbare Spannen, nicht als Punktwerte verstehen.
- Aktualität: Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit 2024 (veröffentlicht Mai 2025); ZäPP-Sonderbefragung 2023; ZiPP-Jahresbericht bis Berichtsjahr 2023. Entwicklungen 2024 bis 2026 dürften den Druck laut Zi weiter verstärken.
Einschränkungen
Grenzen der Datengrundlage
- Zweige getrennt kalibrieren. Für Zahnarztpraxen konservativ mit rund vier Monaten Vakanz (≈ 120 Tage) und Engpasswert 2,8; für Arzt-/Facharztpraxen mit rund 78 Tagen und Wert 2,3. Diese Werte niemals zwischen den Zweigen übertragen.
- Deckungsbeitrag individuell einsetzen. Den Deckungsbeitrag je Behandlungsstunde als praxisindividuelle Eingabe führen; Faustregeln nur zur Plausibilisierung. Eingesparte Arbeitgeberkosten stets gegenrechnen.
- Ergebnisse als Spanne kommunizieren, nie als garantierte Ersparnis. Employer-Branding-Effekte nur als Bandbreite mit Quellenhinweis; Gallup-Evidenz (belastbar) klar von LinkedIn/Universum-Zahlen (Anbieter) trennen.
- Quellen sichtbar halten (E-E-A-T). Jede Kennzahl mit Herausgeber und Erhebungsjahr hinterlegen; Werte ohne Quelle als „illustrative Annahme“ kennzeichnen.
- Benchmarks, die die Empfehlung ändern würden: Sinkt der ZFA-Engpasswert unter 2,0 oder die Vakanzzeit deutlich unter drei Monate, sind die konservativen Grundannahmen nach unten anzupassen. Steigt der softgarden-Frühfluktuationswert wieder über 20 %, gewinnt der Kulturhebel an Gewicht. Bei jeder neuen ZäPP-/ZiPP-Welle oder Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit aktualisieren.
Quellenbasis
Strukturierte Quellenliste
Herausgeber, Titel, Jahr und zentrale Aussage, nach Bausteinen geordnet.
Bausteine 1 bis 2 · Fachkräftemangel / Vakanz (amtlich, verbandsseitig) Stufe 1
- Bundesagentur für Arbeit, „Fachkräfteengpassanalyse 2024“, Mai 2025, ZFA 2024 Gesamtwert 2,8 (Platz 1); 163 Engpassberufe; Vakanzzeit als Median-Indikator.
- Bundesagentur für Arbeit, „Fachkräfteengpassanalyse 2023“, Juni 2024 bis 183 Engpassberufe; ZFA 2,8; MFA 2,5.
- Bundesagentur für Arbeit, Arbeitsmarktmonitor / „Berufe auf einen Blick“, berufsscharfe Vakanzzeit (Arzt- und Praxishilfe, KldB 813).
- zm-online (Kassenzahnärztliche Fachpresse), 2024/2025, ZFA 2,8 Platz 1; MFA 2,5→2,3; ZFA-Vakanz „vier Monate“.
- REBMANN RESEARCH, „Fachkräftemangel bei ZFA“, 2024, ZFA-Vakanzzeit 102 Tage (2022).
- KZBV, Statistisches Jahrbuch 2024/2025, ~47.346 unbesetzte Stellen 2023/24, davon 7.342 ZFA.
- KZBV/Zi, PM „Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus“, 19.09.2024, mit ZäPP-Sonderbefragung 2023 bis 1.900 Befragte; 96 % schlechte Verfügbarkeit; 3,5 Bewerbungen/Stelle; 43 % Leistungsreduktion.
- Zi, Zi-Praxis-Panel/ZiPP-Jahresbericht 2023 und Zi-MVZ-Panel, Aufwendungen +17,6 % (2020 bis 2023); 30 % Delegationseinschränkung; nur 33 % Verbleib im System; 5.082 unbesetzte Hausarztsitze 2023.
- Deutscher Berufsverband der HNO-Ärzte, Mitgliederbefragung Juni 2024 bis 50 % suchen MFA; Rücklauf 21,7 %.
- Institut der deutschen Wirtschaft (Burstedde/Tiedemann), Arbeitsmarktfortschreibung des Instituts der deutschen Wirtschaft 2027, Lücke 728.000, darunter über 11.000 ZFA.
Baustein 3 · Cost of Vacancy / Deckungsbeitrag Betriebswirtschaft
- Fachbeiträge aus dem Personal-Controlling zur CoV-Methodik und zur Kritik der Umsatz-Faustregel, Grundprinzip: direkte Vakanzkosten = entgangener Deckungsbeitrag, indirekte = Vertretung/Produktivität.
Baustein 4 · Cost per Hire Stufe 2/3
- Muehlemann/Pfeifer, IZA Discussion Paper Nr. 7656, Cost per Hire Deutschland ≈ 4.700 € (> 8 Wochenlöhne); SHRM/ANSI-Standard (2012); XING-Erhebung 2019 (58 % > 10.000 €).
Baustein 5 · Frühfluktuation / Fehlbesetzung gemischt
- softgarden „Candidate Experience 2023“ (n=3.811; 11,6 % 2018 → 21,0 % 2023) und Onboarding-Studie 2025 (n=6.929; 16,4 %); Kienbaum (1,5 bis 3× Jahresgehalt, Führungskräfte); Deloitte (Ø 14.900 €/Neubesetzung); CareerBuilder (Deutschland > 50.000 €, 29 %).
Baustein 6 · Kultur / Employer Branding Gallup belastbar
- Gallup „Q12 Meta-Analysis, 11th Edition“, 2024 (347 Unternehmen, 3,3 Mio. Beschäftigte; 21 bis 51 % geringere Fluktuation, 23 % höhere Rentabilität, 10 % höhere Kundenloyalität); Gallup „Engagement Index Deutschland 2024“ (nur 9 % hohe Bindung); LinkedIn Employer Brand Statistics und Universum (28 % / bis 50 %, Anbieterquellen, mit Vorbehalt).
Baustein 7 bis 8 · Onboarding & Szenario/Sensitivität Methodik
- personalwirtschaftliche Fachbeiträge zu Onboarding-Kosten (≈ 1.500 bis 4.000 €, Dauer 3 bis 6 Monate); Glassdoor (Amortisation 8 bis 12 Monate).
- Gabler Banklexikon „Szenariotechnik“ (Drei-Werte-Verfahren best/base/worst case); Fachliteratur „Sensitivitätsanalysen in der Investitionsrechnung“.
Autorenprofil
Wer hinter dem Vakanz-Rechner steht
Wolfgang Koll
Geschäftsführer & Chef-Stratege, N3MO GmbH
- 46+ Jahre Begleitung von Unternehmen und niedergelassenen Medizinern
- Entwicklung von Empowerment-Fokus-Strategie, e|pat|in®, pat.journey und kult.journey
- Stellvertretender Vorsitzender des BDS Schleswig-Holstein
Stand: Juli 2026. Datenbasis wird bei jeder neuen ZäPP-/ZiPP-Welle oder Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit aktualisiert; Korrekturen werden transparent gekennzeichnet.
